האוול טוקר ושות' משרד עורכי דין · נוטריון בפתח תקווה

ישראל ופולין צדדות שתיהן לאמנת האג משנת 1961, אשר ביטלה את הצורך בשרשרת אישורים קונסולריים למסמכים ציבוריים, ובמקומה די באישור אחד, אפוסטיל. האפוסטיל אינו מאשר את תוכן המסמך, אלא את אמיתות החתימה והחותמת של מי שהנפיק או אימת אותו. בישראל קיימים שני מסלולים. על אישור נוטריוני, כגון אימות חתימה, אישור העתק או אישור תרגום, האפוסטיל ניתן על ידי בית המשפט, הבודק את חתימת הנוטריון מול דוגמת החתימה המופקדת במשרד המשפטים. על תעודה רשמית של המדינה, כגון תעודת לידה או תעודת פטירה של רשות האוכלוסין וההגירה, האפוסטיל ניתן במשרד החוץ. לכן מסמך המיועד לשימוש בפולין צריך לעבור את המסלול המתאים לסוגו, ולעיתים את שניהם: תעודה רשמית עם אפוסטיל, ותרגום נוטריוני שלה עם אפוסטיל נוסף. משרדנו מכין את המסמך, מאשר אותו ומטפל גם בקבלת האפוסטיל, כך שהמסמך יוצא מהמשרד מוכן למשלוח לפולין.

בישראל, רק נוטריון השולט הן בשפת המקור והן בשפת התרגום רשאי לאשר נכונות תרגום של מסמך. אישור כזה נדרש בדרך כלל בעת הגשת מסמך זר לרשות האוכלוסין וההגירה, לבית משפט, לרשם לענייני ירושה או לגוף ציבורי אחר. משרדנו מתרגם ומאשר תרגומים בין השפות עברית, פולנית ואנגלית. בכיוון ההפוך, כאשר מסמך ישראלי נשלח לפולין, הדרישה תלויה בגוף שיקבל אותו. משרדי רישום האוכלוסין בפולין מקבלים רק תרגום של מתרגם מושבע או של קונסול, ובתי המשפט רשאים לדרוש תרגום של מתרגם מושבע. גופים אחרים קובעים דרישות משלהם. לכן, לפני ביצוע התרגום, אנו בודקים מה בדיוק יידרש אצל הגוף המקבל, כדי שהלקוח לא ישלם פעמיים עבור אותו תרגום ולא יאבד זמן על מסמך שיוחזר.

באימות חתימה הנוטריון מזהה את החותם על פי תעודה מזהה, מוודא שהחותם מבין את המסמך ואת משמעות החתימה ושהוא חותם מרצונו החופשי, וכאשר החותם פועל בשם תאגיד או בשם אדם אחר, בודק גם את סמכותו לחתום בשמם. לכן מסמך בשפה הפולנית נחתם אצלנו בנוסח דו לשוני, פולנית ועברית, או לצד תרגום, כך שהחותם יבין כל סעיף. החתימה עצמה נעשית בפני הנוטריון. כאשר החותם אינו יכול להגיע למשרד, למשל מסיבות רפואיות או בזמן אשפוז, הנוטריון רשאי להגיע אליו, לביתו או לבית החולים. כאשר החותם מאושפז או מרותק למיטתו, יש להציג לנוטריון תעודה רפואית מאותו יום, המאשרת שהוא צלול וכשיר לחתום. שכר השירותים של נוטריון בישראל קבוע בתקנות משרד המשפטים, מתעדכן מעת לעת ואחיד לכל הנוטריונים, ושירות מחוץ למשרד מזכה בתוספת שנקבעה אף היא בתקנות.

לאפוסטיל עצמו אין תוקף מוגבל, והאמנה אינה קובעת מועד שבו הוא פוקע. עם זאת, הגוף המקבל את המסמך רשאי לקבוע דרישות משלו, ויש רשויות ומוסדות בפולין המבקשים מסמך שהונפק לאחרונה, במיוחד כאשר מדובר במסמך המשקף מצב העשוי להשתנות, כגון תמצית רישום ממרשם האוכלוסין או נסח מרשם החברות. לכן אנו ממליצים להנפיק את המסמך ואת האפוסטיל סמוך למועד ההגשה, ולברר מראש את דרישת הגוף המקבל. כמו כן יש לדעת כי בישראל מנפיקים אפוסטיל רק למסמכים ישראליים ולאישורים של נוטריונים ישראליים. מסמך שתורגם ואושר בפולין יאומת לפי הכללים הנהוגים בפולין, ולכן נוח יותר להכין בישראל את השרשרת כולה: המסמך, התרגום והאפוסטיל.

אצל אנשים פרטיים, המסמך הנפוץ ביותר הינו ייפוי כוח, למכירת דירה או לרכישתה, לניהול הליך ירושה או לטיפול בחשבון בנק, כאשר מייפה הכוח אינו יכול או אינו מעוניין לנסוע לפולין. ייפוי כוח לפעולות במקרקעין בפולין חייב לכלול את הסמכויות המדויקות הנדרשות שם, ולכן אנו מנסחים אותו בשפה הפולנית ובעברית. מסמכים נפוצים נוספים הם תצהירים, אישור היותו בחיים עבור מקבלי קצבה מפולין ותרגומים של תעודות לידה, נישואין ופטירה. אצל חברות נדרשים לרוב אישורי העתק של תעודת ההתאגדות ושל נסח רשם החברות, פרוטוקולים והחלטות דירקטוריון, ייפויי כוח למנהלים בפולין והסכמים להעברת מניות. משרדנו מאשר גם העתקים של מסמכים שהופקו ממאגרים ממוחשבים. בכל מקרה מומלץ לשלוח אלינו את המסמך לבדיקה לפני הפגישה, כדי לוודא שנוסחו תואם את הדרישות בפולין ושלא יהיה צורך לחתום עליו פעם נוספת.